Справочники в Family 13

Данный раздел предназначен для работы со справочниками (валют, контрагентов, категорий расходов и доходов). Рассмотрим вкратце каждый из них отдельно.

Справочник валют

В программе можно создавать счета в любой валюте. Для этого необходимо лишь предварительно добавить нужные валюты в данном справочнике.

Программа поддерживает актуальный курс валют, загружая при каждой синхронизации котировки с рынка Forex. Чтобы синхронизировать программу, необходимо выбрать соответствующий пункт меню на боковой панели главной страницы (кнопка ). Кроме того, синхронизацию можно делать автоматически при каждом запуске программы. Для этого в настройках (Настройки -> Главная страница) необходимо включить опцию "Автоматически загружать котировки".

Котировки можно редактировать (добавлять/изменять/удалять) и вручную. Для этого нужно нажать Управление котировками под графиком курсов выбранной валюты:

Чтобы изменить определенную котировку, просто добавьте новую, выбрав ту же дату. В таком случае программа заменит старую котировку, так как на одну дату может быть только одна котировка.

Когда вы добавляете несколько валют, лишь одна из них остается главной. Это значит, что любые итоги (общая сумма расходов, общий итог планирования, общий капитал и т.д.) будут автоматически пересчитываться в главную валюту. При этом, все расходы в отчетах будут пересчитываться в основную валюту по актуальному на день совершения расхода курсу.

Обычно главная валюта - это валюта той страны, в которой вы находитесь и в которой совершаете основные расходы. Если же вы сменили страну или решили просто изменить основную валюту, сделать в программе это можно следующим образом. Достаточно выбрать основную валюту в списке валют и в окошке справа указать новую валюту, после чего нажать кнопку Изменить:

После этого все итоги будут отображаться в новой базовой валюте.

Справочник категорий

Все расходы и доходы в программе относятся к определенной категории: питание, транспорт, коммунальные услуги и т.д. Family 13 поддерживает многоуровневый справочник категорий, то есть, вы можете детализировать категории, создавая подкатегории.

Например, категория питание может быть слишком "размытой". Если вы потратили по этой категории за месяц $800, то данной информации будет явно недостаточно для анализа и планирования. Едите ли вы слишком часто в ресторанах или эти деньги уходят на продукты в супермаркетах? Возможно стоит сократить потребление мяса, так как это основная статья расходов? Или, может быть, вы слишком много тратите денег на сладости?

Чтобы ответить на все эти вопросы, лучше немного детализировать категорию Питание, добавив несколько подкатегорий. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по категории Питание, в выпадающем меню выбираем пункт "Добавить" и справа добавляем несколько подкатегорий (например, Мясо, Рестораны и Сладости):

Теперь мы можем записывать расходы не только на общую категорию питание, но и более детально - на мясо, фрукты или сладости. Эта структура будет отображаться и в отчетах, и при планировании расходов.

Но будьте осторожны при формировании справочника категорий, чтобы не допустить одну из самых распространенных ошибок в области личных финансов - избыточную детализацию.

Если в категории питание вы создадите подкатегорию молочные продукты, а в этой подкатегории создадите под-подкатегорию кефир, тогда вы рискуете "потеряться в детализации". Такой детализированный учет будет слишком утомительным и не принесет значительной дополнительной пользы.

В данном случае идеально применим принцип Парето, согласно которому 80% усилий приносят всего лишь 20% результатов. Таким образом, избегание излишней детализации помогает сосредоточиться на ключевых категориях и повышает эффективность управления финансами.

Family 13 поддерживает тройной уровень вложенности: Категория: Подкатегория: Под-подкатегория. Иерархия категорий учитывается во всех частях программы. То есть, если вы потратили на мясо $100, то программа также покажет этот расход и по категории питание, так как мясо входит в питание.

Программа также позволяет изменять структуру справочника категорий простым перетаскиванием одной категории в другую.

Справочник контрагентов

В программе можно также учитывать места, где вы тратите деньги, а также людей или компании, с которыми у вас происходят взаиморасчеты. Компании, банки, фирмы, магазины - всё это называется в программе контрагентами.

Контрагенты также поддерживают вложенность для более удобной категоризации. К примеру, вы можете создать такие группы, как Магазины, Банки, Компании, и внутри этих групп добавить нужных контрагентов.

Использование контрагентов не является обязательным. И если вы не ведете учет по контрагентам, можно скрыть эту колонку в списке расходов и доходов в счетах.